De privacy en veiligheid van de persoonlijke gegevens van onze leden is voor ons heel belangrijk. Daarom leggen we op deze pagina uit hoe we binnen de Vlinderwerkgroep Friesland met privacy, security en persoonlijke gegevens omgaan.
Persoonlijke gegevens
Als eerste kunt u hier lezen hoe wij omgaan met uw persoonlijke gegevens: welke data verzamelen we, waarom verzamelen we die, hoe lang bewaren we die, welke inzichten en invloed heb je zelf op die data, wie kunnen er bij die gegevens en tenslotte hoe zorgen we dat er niemand anders bij die data kan.
Alle persoonlijke data wordt bijgehouden in onze ledenadministratie. Er is geen andere plek waar we persoonlijke data opslaan.
De persoonlijke data die we opslaan zijn: de Naam-Adres-Woonplaats gegevens, telefoonnummer(s), email-adres(sen).. De contactinformatie slaan we op om leden te voorzien van de Flinterwille, te informeren over activiteiten en andere belangrijke mededelingen.
We bewaren deze data vanaf het moment van inschrijven tot en met het moment van uitschrijven. Op het moment van uitschrijven wordt het lid en alle bijbehorende persoonlijke informatie verwijderd uit de ledenadministratie. Door middel van een mail naar de secretaris kan een lid ten alle tijde inzicht krijgen in zijn of haar gegevens. Een lid kan op elk moment vragen om volledige verwijdering van alle persoonlijke gegevens. Daarop zullen zijn data uit de ledenadministratie worden verwijderd. Hij of zij is daarmee effectief geen lid meer van onze werkgroep.
We zorgen ervoor dat alleen diegenen bij persoonlijke data kunnen die daar ook reden toe hebben bij het uitvoeren van hun functie. Het bestuur heeft volledige toegang tot de data van de leden. Dit kunnen bijvoorbeeld e-mail adressen zijn ten behoeve van een mailing. De computer waarop de data worden bewaard, is beveiligd door middel van sterke wachtwoorden. Zo weten we zeker dat ook niemand anders zich toegang tot de informatie in de ledenadministratie kan verschaffen.
Beveiliging ICT
Naast bovengenoemde beveiliging zorgen we er verder voor dat onze website altijd automatisch voorzien is van de laatste beveiligingsupdates. De data van en naar de website zelf wordt versleuteld verstuurd en authenticiteit van de website is geregeld middels een gecontroleerd SSL certificaat.
Beeldmateriaal
We publiceren alleen beeldmateriaal van leden als we daar expliciete toestemming van hebben van de betreffende leden. Allereerst kan voor elk nieuw lid bij de aanmelding aangeven of er bezwaar is voor het publiceren van foto’s. Waar nodig kan middels een mail naar de secretaris de opgegeven voorkeur op een later moment worden ingezien en/of gewijzigd.
We zorgen ervoor dat er geen foto’s worden gemaakt en gepubliceerd van leden waarvoor is aangegeven dat er bezwaar is tegen deze publicatie.
Ten tweede zullen we het nemen van foto’s tijdens bijeenkomsten en excursies altijd van tevoren aankondigen en nog een keer extra om uitdrukkelijke toestemming vragen voor publicatie op onze website, op papieren flyers en posters of op sociale media.
Implementatie
Het is van groot belang te zorgen dat bovengenoemde aspecten voor data-security ook daadwerkelijk worden gevolgd in het dagelijkse handelen. Daarom zijn de aspecten uitgelegd aan alle bestuursleden, hebben we de informatie voor iedereen helder op de website staan en nemen we het omgaan met persoonlijke gegevens op in de instructie van bestuursleden.
Slotwoord
We vertrouwen met bovenstaande voldoende zorg te dragen voor een ieders privacy en veiligheid. Mocht u toch vragen of opmerkingen hebben, of specifieke gevallen van mogelijke afwijking hebben opgemerkt, laat het dan s.v.p. zo snel mogelijk weten aan de secretaris van de Vlinderwerkgroep Friesland.